No.133 | 將 Notion 日曆與 Google 日曆、Notion 工作區連結 / 檔案、簽呈內容模板化的重要性
Hi,我是 Mr. Curiosity ( 好奇先生 )!
寫週報那麼久,好像沒跟你分享為什麼我的週報要取名為【我很好奇】。
我承認這個週報名稱還蠻沒質感的,但其實是有意義的。
在進入職場後,我希望自己不要因為工作而放棄學習,所以才開始經營部落格和週報。
而「我很好奇」這 4 個字,其實是來自於動漫《冰菓》女主角千反田愛瑠的口頭禪,我特別喜歡女主角在遇到不瞭解的事情時,眼睛炯炯有神的想瞭解事情背後答案的眼神。
所以這 4 個字算是我給自己的期許,期許自己能夠時時保有好奇心,來面對不懂的事情。
話說如果你在訂閱我的週報的時候,想到的也是《冰菓》的女主角,歡迎留言回覆跟我認親,我超級喜歡這部動漫的,至少刷了 3 次以上 XDD。
註:如果你很好奇女主角好奇的眼神,直接輸入「我很好奇」這 4 個字就可以找到圖片和文章了,而且搜尋結果還比我的週報前面,這邊也另外分享影片連結給大家體會。
連結:我很好奇連發
好,今天的閒聊到這邊結束,接下來進到我們的「週報 Time」。
📝 My Post
Notion 日曆在 2024 年 1 月正式推出啦!雖然是正式推出,但其實 Notion 日曆的前身是 Cron 日曆。
新推出的 Notion 日曆除了可以管理 Google 日曆的行程之外,最大的特點是可以在日曆內加入 Notion 的資料庫,也就是說你在 Notion 記錄的所有任務、專案,也可以一併顯示在 Notion 日曆內。
不過因為這款軟體才剛推出,大家可能還不清楚怎麼使用,所以之後會寫 Notion 日曆的教學系列文分享給大家。
這篇文章是系列文的第一篇,會將目標著重在如何把 Notion 日曆跟 Google 日曆、Notion 工作區(Workspace)連結。
📽️ Good Podcast
🔗 小孩子才事事徵求別人的同意。大人懂得獨立判斷,放膽去試,但同時也承擔責任!|大人的Small Talk(Youtube 連結)
在面對未知、不敢下決定的狀況,我們常常會詢問別人的意見,並藉由別人告訴我們該做還是不該做,希望透過責任轉移的方式,把責任轉移給其他人,之後問題發生了,就可以把責任推到其他人身上。
當然有些重大事情是該詢問沒錯,不過有些事情是在灰色地帶,面對這個灰色地帶,詢問他人是很難獲得你想要的答案的,別人也沒必要回答你來承擔這個責任。
在本集節目中舉了一個很有意思的例子,有 1 名大陸網友家人心臟病發,剛好他看到有附近有 1 台救護車在修車廠保養,所以就跑過去詢問。
當這名網友跑到救護車那邊的時候,發現裡面沒有救護人員,只有司機坐在車上,所以就詢問司機問因為家人心臟病發可不可以借 AED 來救自己的爸爸。
但這名司機跟他說他不是醫生,而且也不是在執行勤務而是來保養的,不過 AED 就放在後面,所以他沒辦法借給你。
而這名網友聽到這句話,就覺得司機見死不救,很不應該,這件事情在網路上也產生討論。
有網友就說,他說他沒辦法借給你,但還是告訴你 AED 放在哪,其實就是暗示你可以用,只是基於他的職責,他沒辦法直接借給你,只能透過暗示的方式告訴你,如果真的發生事情你必需要自己承擔後面的責任。
上面這個故事只是個小小的例子,但現實上有些事情常常會有灰色地帶,你沒辦法從對方獲得你想要的答案,又或者對方沒辦法給你直接的回答,只能透過模糊、暗示的方式點醒你,這個時候聽懂的人就懂,聽不懂的人就沒辦法了。
以前還沒出社會的我,也不是很能認同這種不明確、暗示的回答,但出社會後就開始能體會了,也學到辨別某句話背後的涵意,這點真的是職場工作人的必備技能阿!
🕵️ My Experience - 將 Word 格式、PPT 簡報、制式簽呈內容文字模板化
因為使用 Notion 的關係,才體會到模板的威力有多強大,也是因為這個關係,現在發覺很多東西其實都可以變成模板,像是之前在部落格跟大家分享資料夾模板就是個不錯的例子,如果是新加入的讀者,還不清楚要怎麼做資料夾模板,可以點擊下方連結看教學。
回到正題,在上班時,大家一定都會使用 Word 做會議紀錄或其他的制式格式、PPT 簡報、寫一些制式內容的簽呈,但如果這些內容或格式能做成模板,是不是就可以省下排版的時間了呢?
不過做成模板後,要注意的是這些模板也一定要在固定的位置保存好,如果你是用 PARA 法在進行檔案管理的,那麼模板類的會算在 Resource 資料夾中。
上面的這點相當的重要,我有時候就是沒有做好這件事,之後有需要的時候,還要先找出以前的檔案,再把內容刪掉,變成空白的格式,再重新填入內容。
舉例來說,如果我沒有將會議紀錄的格式做成模板存起來,之後我要再做會議紀錄時,還要先找到之前案子的會議紀錄找出來,然後把之前案子的會議紀錄內容刪掉,再開始寫這次的會議紀錄,這樣一來一往間時間就這樣被浪費了。
同理制式的簽呈內容也一樣,因為文字都差不多,所以如果你能先把文字保存起來,日後有需要的時候直接複製文字就可以直接使用,不用再找出以前的檔案,然後把不要的內容刪掉,再開始依這次的案子重寫文字。
不過如果你的工作很忙,沒有時間讓你做這件事也沒關係,只要你將檔案整理好,未來有同樣需求時,也不用花太多的時間就能找到檔案,至少也不用重頭的拉格式。
如果你是負責某個專案,那麼推薦你依照專案的步驟,分別建立資料夾並編號,就能達到不錯的效果了。
🕵️ My Experience Part 2 - 下班後,重要的行程要設提醒
上週五的時候犯了一件蠢事,現在想想自己竟然會犯這個錯,實在是太不應該了,QQ!
事情是這樣的,因為本身就有在使用 Heptabase,所以前一陣子申請了 Heptabase 的聯盟行銷的申請,最後有申請過,同時也約了在上週五晚上 19:00 有一個線上的 Heptabase 產品介紹。
在當天早上還有記得這件事,但因為下班後就是週休二日了,心情鬆懈下來就忘了,結果晚餐吃到一半,約莫是 19:10 才突然想到這件事,我直接跳起來衝到電腦前面打開連結,不過也已經為時以晚,成為了放鳥仔。
這種放鳥的事情,在我身上幾乎沒有發生過,這是第 2 次發生,第 1 次是在同一個時段排了 2 個行程,結果第 1 個行程沒有登在行程上就忘了,又安排第 2 個行程。
另外如果是工作的行程,因為工作時會一直打開行事曆,撇除 1 次漏登的狀況,其實我都會有赴約;但這次發生在下班後,我不會一直盯著行事曆,所以這件的慘痛的經驗教會我的事,如果是下班後的重要行程,特別是跟別人有關的話,一定要設提醒阿!
最後,也希望透過我自己慘痛經驗的分享,帶給你一點提醒的作用。
好啦!本週的週報就到這邊結束啦~如果有問題想要詢問的話,都歡迎你回信或點擊下方的 Comment icon 留言給我。
感謝你看完本週的週報,那我們下週見,Bye!