No.98 |《打造第二大腦》讀後心得 / 紙本資料管理 Tip3：寫下文件的基本資料 / Notion Wiki 功能介紹
Hi，我是 Mr. Curiosity ( 好奇先生 )！
最近我的大主管跟我說，因為部門內的小主管在今年 6 月底就會離職了，之後想要升我為小主管。
聽到這句話其實我的心情還蠻複雜的，內心一部分是很開心，代表我的能力是被肯定的，而且可以嘗試更多之前沒有挑戰過的事情；也有一部分是恐慌的，因為之後從被管理變成管理部屬，重點是還沒有主管經驗，不知道能不能做好這個職位；還有一部分是難過的，看著現在的小主管還蠻常加班，未來的自己會不會也一樣，特別我又是特別看重下班生活的人。
也是因為種種原因，雖然自己知道應該要接主管這個位子，但是還是很猶豫阿！之前看一些是否要升主管的心路歷程文章時，因為那時還是基層所以完全無感，現在回想突然就懂了，完全可以理解那種天人交戰的感覺。
好，今天的閒聊到這邊結束，接下來進到我們的「週報 Time」。
My Post
人的大腦記憶有限，那些你曾經學過的東西，如果沒有拿來使用，就只會隨著時間流逝逐漸淡忘，最後當你真的需要時，卻再也想不起來，甚至連出處在哪也都不知。
又或者是曾經收集的資料、做的簡報及企畫書等，某天需要參考利用時，但因為沒有不知道存放在哪裡，所以完全找不到。
以上的情境，相信大家或多或少都有遇過吧！不過如果能藉由第二大腦的幫忙，這些問題都能獲得解決，而《打造第二大腦》這本書剛好可以協助你打造你的第二大腦，建構知識管理系統。
Notion What’s New - Notion Wiki
最近 Notion 推出了 Notion Wiki 功能，目前 Notion 的 What’s new 還沒正式介紹這個新功能，但是我已肉身幫大家測試了一輪。
什麼時候適合使用 Notion Wiki 功能？
如果你會使用 Notion 進行多人協作時，將公司或工作上的內容全都整理在一個頁面的話，那麼就很適合使用 Notion Wiki 的功能。
像我在公司也建立了一個頁面，放了很多跟業務相關的內容，並跟其他同事一起協作，一知道 Notion Wiki 的新功能就馬上把頁面轉為 Wiki。
要如何開啟 Notion Wiki？
頁先，先到頁面的右上方找到「更多的 icon（… 的符號）」，點選後的選單就會看到 Turn into wiki 的選項，選擇後頁面就會變成 Wiki 的樣式了。
Notion Wiki 功能介紹
變 Wiki 的模式之後，你會發現頁面出現了跟資料庫一樣的檢視模式選擇的欄位，預設的檢視模式是 Home 頁，另外還會有 All pages 和 Pages I own 2 種檢視模式。
其中 All pages 會列出首頁內所有的頁面；而 Pages I own 則是會把首頁內只有你負責的頁面列出來。
此外，你也發現這 2 個檢視模式下，頁面直接變成了 1 個資料庫，而且會跑出 4 個欄位，分別是 Owner、Verification、Tags 和 Last edited time。
首先的 Owner 代表負責人，雖然預設是建立頁面的人，但你還是可以更改為團隊中的其他人。
Verification 代表是驗證，會有這個欄位我想是因為雖然某個頁面是你負責的，但裡面的內容總是要給主管看過才算是真正 OK！
特別的是 Verification 還可以選擇驗證有效的期限，讓主管可以定期回顧內容，確認是不是需要再修正內容。
Tags 代表的頁面的進度雖然預設的標籤只有 Onboarding 和 Design 2 種，代表內容的編輯進度，不過你可以自由新增。
日後新進同仁也可以透過這個欄位瞭解某個頁面是不是已經是在公司內部實施，還是目前還在編輯等其他未上線的階段等。
最後則是 Last edited time，也就是最後編輯時間，不過這應該沒什麼好解釋的吧！（笑。
Notion Wiki 內的頁面樣子
當你點進頁面後，你會發現頁面的上方也會詳實的出現 Owner、Verification、Tags 的內容。
以上，就是 Notion Wiki 的功能介紹，在介紹的最後提醒大家一樣，變成了 Wiki 頁後，你其實可以把他當做一個資料庫來看，所以你可以自由的新增欄位（Properties）哦！
因為本週介紹了 Notion Wiki 的新功能，讓文章的篇幅變得很長，所以本週的 Good Article 部分停更一次。
My Experience - 紙本資料管理 Tip3：寫下文件的基本資料
另外 1 個在管理紙本資料的困擾是有些專案很重要，所以做的文件、簡報必須要前前後後修改或是經過多次的討論才會有最終版的產生，但這些第幾版、第幾版的資料，你在整理時很難辨別，在整理時也會一頭霧水。
在電腦作業的時候，你還可以透過檔名來寫下這是第幾版第幾版的文件，但對於印下來的紙本資料又該怎麼辦呢？
這時，會推薦你在電腦編輯文件時就寫下文件的基本資料，這些基本資料包括部門、日期、第幾版 3 種。
如果是 Word 和 Excel，這些基本資料會建議你寫在標題下，然後靠右對齊；PPT 檔也是寫在標題下，但是要靠左、中、右都沒有關係，只要簡報排版的舒服就可以。
以 Word 為例，大概就是長得像下圖一樣。
透過這樣的操作，當你在整理這些紙本資料，就可以一目瞭然的知道，哪一份是哪一版的內容。
上面的例子主要是說明你是主辦方要做的基本資料，那假如你是出席方，也應該要寫下文件的基本資料。
通常我會把會議名稱、日期、第幾次會議寫在文件的左上方，但如果左上方沒有位置，你就找空白處寫下，只是可能要再用螢光筆把基本資料畫一下，避免之後在整理是找不到這些資訊。
藉由這樣的一個動作，日後你在整理紙本資料時，你會感謝先前的自己有多做這個小動作，因為在整理紙本資料真的變得很簡單，也比較不會有抗拒感。
好啦！本週的週報就到這邊結束啦~如果有問題想要詢問的話，都歡迎你回信或點擊下方的 Comment icon 留言給我。
感謝你看完本週的週報，那我們下週見，Bye！