No.130 | 來看看 Googler 是怎麼檔案管理的 / 不要亂接工作，造成未來交接的困難
Hi，我是 Mr. Curiosity ( 好奇先生 )！
不知道大家在網路上遇到神人的時候，會不會想知道神人現在幾歲呢？我個人就會特別想知道他們的年紀。
會這麼做不是因為想瞭解他的個人生活，只是想透過搜尋年紀這件事來給自己一點提醒作用。
當神人的年紀比我大時，我會覺得如果我再努力一些，說不定等到我跟他一樣年紀的時候，或許也能跟他一樣；當神人的年紀比我小時，就會有一種自己必須要更努力，才能變得跟他們一樣。
姑且不論最後有沒有做到，我覺得透過這種型式，會讓我增添一點動力，不至於渾渾噩噩。
好，今天的閒聊到這邊結束，接下來進到我們的「週報 Time」。
📝 My Post
雖然我目前的檔案管理架構是以 Tiago Forte 的 PARA 法為主，但我還蠻喜歡看其他神人是怎麼進行檔案管理的，從他們的方法或許也可以發現可以拿來應用的技巧。
這次分享的檔案管理是 Jeff Su 的方法，他除了是 1 名 Youtuber 外，同時也是在 Google 上班的 Googler。
他到底是如何進行檔案管理的呢？點擊上方連結，就知道囉！
📰 Great Article
最近看到一篇關於新手主管的文章，看完之後還蠻有共鳴，所以跟你分享。
對於剛當新手主管的人，內心常常會害怕自己表現不好，但對於新手主管來說退步是必然的，因為換了位置、工作內容，業務從原本的熟練變成不熟悉，表現自然會往下走，但只要有時間去熟悉和學習，就能把表現拉回來，而新手主管的強弱，是以「多快把拐點修正回來」。
在文章中有提到新手主管應該做好的 3 個準備，分別是管理技能的準備、時間管理的技能和向上管理的能力，在這 3 個之中對我而言幫助我最大的是向上管理的能力。
畢竟才剛當主管，管理能力可以說是為 0，從以前只聽從命令做事，變成要開始發號司令，自然會不適應，所以我一開始遇到不太會的事，即使是小事，我也會向上回報或詢問，在回報的過程中，除了避免意外發生外，同時也能從主管如何下決策中學習。
等過了幾個月之後，你會發現有一些事情你開始學會管理了，而管理能力就這樣慢慢被提升起來。
雖然我在當基層時，就會不定時的向上管理，但畢竟做基層和主管在意的事情完全不同，所以學習管理能力反而是在升上主管才開始的。
文章中，對於 3 個準備的說明寫得很詳細，而且我覺得雖然是針對新手主管而寫的，但對於剛轉換跑道的上班族而言也很適用。
🕵️ My Experience - 經營電子報的 3 個好處
接續【129 期週報】的內容，這次想跟你分享經營電子報的 3 個好處
1. 強迫自己輸入輸出
如果沒有經營電子報和部落格，我的下班生活應該是很軟爛的，但開始經營電子報後，透過這樣的操作讓自己養成吸收知識的習慣，也會開始檢視自己有什麼想要瞭解或不足的地方，並從中學習。
當有了輸入，電子報又變成一個可以做輸出的地方，透過這樣不斷的輸入、輸出，也讓自己有了正向的循環。
2. 發展新文章的題材
有長期觀察我電子報和部落格文章的讀者，應該會發現我的部落格文章，有時候會跟以前的電子報寫的內容相關。
這是因為我把週報內 My Experience 的版位，做為我發想新文章題材的區塊。
有時候當想法或經驗沒辦法一次用文字就表達很清楚，我就會透過這個版位，用幾百個字的文字先把要講的東西簡略的寫下來，當過了一陣子的思考，我覺得可以用長篇文章敘述，就會產出成一篇部落格文章；又或者是幾個禮拜的電子報內容可以結合成一篇長篇的部落格文章，就會開始著手，像檔案管理系列的文章其實就是從這個區塊發展而來的。
3. 文字能力提升
這點真的很有感！
一開始還沒經營部落格和電子報時，要寫公司的簽呈總是要花很長一段時間，但自從經營電子報和部落格後，我覺得文字能力提升得很快，以往要想很久才知道要如何下手的簽呈，現在一下子就寫完了。
即使是第一次碰過的案子，雖然寫簽呈還是要花一點時間，但整體而言速度還是比還沒經營部落格和電子報快上不少。
也是因為這 3 個原因，我覺得寫電子報雖然很花時間，但最後得到的成果，比我想像中的更多，也很值得。
🕵️ My Experience Part 2 - 不要亂接工作，造成未來交接的困難
這個主題原本要寫在「關於新手主管的那些事」的版位內，但我覺得跟新手主管好像摸不上邊，所以就改為 My Experience Part 2 了，哈哈！
為什麼要談這個主題了，是我在先前的業務交接時特別有感，也是自己在菜鳥時期做的蠢事，造成業務交接上的困難。
身為菜鳥，難免會傻傻的接了老手推出來的工作，雖然在接的時候覺得也還好，順手做一下也花不了太多的時間，但其實上這個業務還是掛在老手的身上。
這些事情在接的當下可能你也不會覺得有什麼問題，但是在做業務交接的時候，問題就來了，而且會引來 2 個大問題。
1. 交接上的困難
這邊先請你試想看看，當你要向接你業務的同仁進行業務交接時，面對其實是老手負責要做的業務，但實際上做的人是你的時候，你要怎麼交接這項業務呢？畢竟這項業務不在你的權責範圍內。造成這項業務你要交接也不是，不交接也不是，要還給老手可能又會很困難。
2. 幫接續者接業務
假如真的推不回去，那麼你不就等於幫接你業務的同仁增添一項新業務了嗎？假如你當時沒有接的話，那麼接續的同仁自然也不用做這件事。
雖然在接的當下，你覺得沒什麼，但對於接續業務的同仁來說可能就不一樣了。
也是因為這 2 個因素，我建議大家是你的就做，不是你的也不要接著做，除非是主管親自指派的外，其他私底下的業務，建議大家不要亂接阿（假如同事真的很忙偶爾請你幫忙 1、2 次就算了）。
對了，本次的週報是 2023 年的最後 1 期週報了，下一次見面就是 2024 年了，在這邊也預祝大家 2024 年一年都很順利。
好啦！本週的週報就到這邊結束啦~如果有問題想要詢問的話，都歡迎你回信或點擊下方的 Comment icon 留言給我。
感謝你看完本週的週報，那我們下週見，Bye！